مهام المكتب الفني في الموقع الهندسي – دليل شامل لجميع المراحل

29

مهام المكتب الفني في الموقع الهندسي – دليل شامل لجميع المراحل

مقدمة:

المكتب الفني هو القلب النابض لأي مشروع هندسي، وهو المسؤول عن تنظيم وتوثيق وربط كل عناصر التنفيذ والإدارة الفنية. تشمل مهامه إعداد الرسومات التنفيذية، متابعة التكاليف، إعداد المستخلصات، التنسيق مع المقاولين والاستشاري، وضبط الجودة والمستندات. في هذا المقال، نشرح بالتفصيل المهام الأساسية للمكتب الفني عبر مراحل المشروع الثلاث (قبل التنفيذ، أثناء التنفيذ، وعند التسليم)، مع شرح أدواره في التعاقدات، المشتريات، الجدولة الزمنية، والحصر.

---

أولًا: مهام المكتب الفني في المشروع الرئيسي

---

المرحلة الأولى – ما قبل التنفيذ:

🔹 1. إدارة العقد:

• استلام ودراسة العقد وملف العطاء.
• إعداد الرسومات التنفيذية (Shop Drawings).
• التأكد من وجود التصاريح والتراخيص اللازمة.
• إعداد البرنامج الزمني للمشروع.
• إعداد مخطط الموقع (Site Layout).
• وضع خطة التدفق النقدي (Cash-In).
• إعداد قائمة الكميات المعدلة (Revised Bill).

---

المرحلة الثانية – أثناء التنفيذ:

🔹 2. متابعة الأعمال:

• متابعة استلام الموقع بالتنسيق مع مدير المشروع.
• حفظ المستندات والرسومات بشكل منظم.
• مراقبة الالتزام بالتعاقدات مع الأطراف الأخرى.
• متابعة الكميات المنفذة ومقارنتها بالبرنامج الزمني.
• مراقبة التكاليف وإعداد المستخلصات الدورية.
• إدارة أوامر التغيير وتوثيقها.
• إعداد المطالبات (Claims) طبقًا لبنود العقد.
• التصوير الدوري للموقع.
• توثيق دفتر الأحوال والزيارات.

---

المرحلة الثالثة – تسليم الأعمال:

🔹 3. إعداد المستندات النهائية:

• إعداد الحصر النهائي ومراجعة الكميات.
• تجهيز مستندات التسليم لكل بند.
• إعداد المستخلص الختامي.
• استخراج مستندات إنهاء العقد.
• تجهيز رسومات As-Built.
• إعداد كتالوجات التشغيل والصيانة.
• إعداد التقرير النهائي للمشروع.
• متابعة خطابات الضمان والتأمينات.

---

ثانيًا: إدارة عقود مقاولى الباطن

---

المرحلة الأولى – ما قبل التنفيذ:

• إعداد مستندات الطرح لمقاولي الباطن.
• دراسة عروض الأسعار واختيار الأنسب.
• توثيق عقود مقاولى الباطن وتوزيع الأعمال حسب البرامج الزمنية.
• توعية المقاولين باللوائح والاشتراطات الخاصة بالموقع.

---

المرحلة الثانية – أثناء التنفيذ:

• الحصول على بيانات العمالة.
• التنسيق بين المقاولين والتأكد من التزامهم بالمواصفات.
• متابعة الأداء وعقد اجتماعات دورية لحل المشاكل.
• إصدار أوامر التغيير والإنذارات عند اللزوم.
• إعداد مستخلصات مقاولى الباطن.

---

المرحلة الثالثة – التسليم:

• مراجعة الأعمال المنفذة لكل مقاول.
• تجهيز الحصر النهائي والمواد المسحوبة من مخازن الشركة.
• تقييم أداء المقاولين في تقرير خاص يستخدم لاحقًا.

---

ثالثًا: المشتريات وإدارة الاحتياجات

---

المرحلة الأولى – ما قبل التنفيذ:

• إعداد قائمة تفصيلية باحتياجات المشروع.
• التنسيق مع إدارة المشروعات لاستلام العقود.
• حفظ كتالوجات وأسعار المواد.
• التأكد من توافق مواعيد التوريد مع الجدول الزمني.

---

المرحلة الثانية – أثناء التنفيذ:

• متابعة مراحل التصنيع وجودة التوريدات.
• استلام وفحص المواد والتأكد من صلاحيتها.
• تخزين المواد بشكل سليم ومراقبة المخزون.

---

المرحلة الثالثة – التسليم:

• إعداد الختاميات ومراجعة الكميات والتكاليف.
• إعداد تقارير عن التوريدات والموردين ومدى التزامهم.

---

رابعًا: إدارة البرامج الزمنية والتكلفة

---

المرحلة الأولى – ما قبل التنفيذ:

• مراجعة البرنامج الزمني العام.
• إعداد البرامج التفصيلية والموازنة التقديرية.
• تجهيز نماذج المتابعة.

---

المرحلة الثانية – أثناء التنفيذ:

• متابعة وتحديث البرامج الزمنية والموازنات.
• مراجعة تأثير أوامر التغيير.
• إصدار التقارير الدورية ومتابعة المصاريف المباشرة وغير المباشرة.

---

المرحلة الثالثة – التسليم:

• إصدار الجداول النهائية لمواعيد التسليم.
• إدخال أوامر التغيير وتحديث التكاليف.
• إعداد التقارير المالية الختامية.

---

خامسًا: الحصر وإعداد الكميات

---

المرحلة الأولى – ما قبل التنفيذ:

• إعداد قائمة البنود المستهدف حصرها.
• تجهيز دفاتر الحصر وبرامج المتابعة.

---

المرحلة الثانية – أثناء التنفيذ:

• تنفيذ أعمال الحصر للبنود المختلفة.
• متابعة حصر أعمال مقاولي الباطن.
• مراجعة أوامر التغيير والمواد المستخدمة.

---

المرحلة الثالثة – التسليم:

• إعداد دفاتر الحصر النهائية للعقد والمقاولين.
• مطابقة الكميات المنفذة فعليًا بما ورد في التعاقد.

---

خاتمة:

المكتب الفني هو المسؤول الأول عن التنسيق بين الرسومات والتكاليف والجداول الزمنية والتنفيذ الفعلي في الموقع. وكلما كان فريق المكتب الفني منظم ودقيق، كلما زادت كفاءة المشروع وسرعة تسليمه بدون مشاكل. فهم كل جزئية من مهام المكتب الفني هو طريقك لتكون مهندس ناجح في التنفيذ أو الإدارة.